Нейросеть для анализа документов: как сравнить файлы и проверить выводы

Три предложения от поставщиков могут описывать похожий товар так, что сравнить их сходу трудно. В одном есть доставка, в другом она вынесена отдельно. Где-то срок указан точно, где-то написано «по согласованию». Если просто попросить нейросеть выбрать лучшее, можно получить уверенный ответ на неполных данных.

Для анализа документов полезнее сначала извлечь сведения по одинаковым полям и сохранить ссылки на исходники. Затем проверить различия и только после этого обсуждать вывод. Нейросеть может ускорить разбор, но ее таблицу все равно нужно сверить с файлами.

На занятии UPGRADE мы разбирали задачи закупщика: анализ технического задания, карточку закупки, сравнение коммерческих предложений и список того, что нужно уточнить. Это хорошая основа для первого задания на работу с документами.

«Проанализируй документы» - широкая просьба. Модель может пересказать содержание, оценить стиль или сделать вывод о выгоде. Лучше назвать результат, который пригодится в вашей работе.

Для сравнения предложений это может быть таблица: предмет поставки, количество, цена, состав цены, срок, условия оплаты, гарантия и сведения, которых не хватает. Набор полей зависит от задачи. Универсальная таблица на все виды закупок быстро разрастается и мешает сравнению.

Если есть техническое задание, дайте его отдельным файлом. Тогда можно сопоставить предложения с требованиями, а не только друг с другом. При этом полезно разделить два действия: сначала выписать требования, затем проверить предложения по полученному списку.

Используйте понятные имена и укажите версии. Например, отдельно отметьте, какое предложение обновлено после переговоров. Иначе старая цена и новый срок могут оказаться в одной строке.

Убедитесь, что выбранный инструмент читает ваши форматы. Документ может содержать обычный текст, сканированные страницы, таблицы или изображения. Возможность загрузить файл еще не означает, что все его части разобраны правильно.

На пробе попросите перечислить прочитанные файлы и сообщить, какие страницы или фрагменты недоступны. Проверьте несколько характерных мест: таблицу с ценами, сноску, условия на последней странице. При плохом распознавании лучше получить читаемую копию, чем строить выводы на испорченном тексте.

Для конфиденциальных материалов сначала проверьте, разрешено ли загружать их в выбранный сервис. Первую пробу можно провести на обезличенных копиях.

Ниже - учебный шаблон. Поля и требования нужно изменить под свои документы.

Такой запрос отделяет извлечение данных от решения. Если в одном предложении не сказано о доставке, это повод задать вопрос. Нельзя автоматически считать ее бесплатной или отсутствующей.

Даже правильно переписанные числа могут давать неверное впечатление. Цена за единицу и цена за комплект выглядят как две цены, но напрямую сравнивать их нельзя. То же относится к разным объемам, валютам и составу услуги.

Попросите отдельно перечислить условия, которые мешают сравнению. Затем проверьте их по исходникам. Если нужны расчеты, зафиксируйте формулу и входные значения. Итоговую арифметику удобно перепроверить в таблице.

Для важных полей - стоимости, количества, сроков - стоит пройтись по каждой строке. Наличие ссылки в ответе тоже нужно проверять: она должна вести к месту, которое действительно подтверждает значение.

Когда сведения проверены, можно задать критерий выбора. Например: выделить предложения, которые укладываются в заданный срок, и сравнить их по полной стоимости. Если полной стоимости нет, сначала потребуется уточнение.

Просите различать факт из документа и вывод модели. «Срок поставки - 20 дней» и «поставщик, вероятно, успеет» имеют разный статус. Для рабочего решения эта разница существенна.

Результатом разбора может стать не выбранный поставщик, а короткий список вопросов. Это полезный выход: сотрудник видит, чего не хватает, и может запросить сведения адресно.

После проверки запишите удачные поля таблицы и повторяющиеся замечания. Например: всегда отделять стоимость доставки, не объединять версии, показывать неподтвержденные сведения отдельно.

На занятии я предлагал разделять большие задачи на самостоятельные части. Для документов это удобно: извлечение данных, сравнение, вопросы и подготовка решения можно проверять по отдельности. Если ошибка возникла при чтении файла, ее легче найти до того, как на ее основе написана целая рекомендация.

После нескольких повторений станет понятно, где инструмент помогает, а где требует слишком много исправлений. По этим наблюдениям уже можно выбирать сервис и решать, стоит ли автоматизировать следующий этап.

Такие задачи мы разбираем с командами компаний на их рабочих материалах. Подробнее: Нейросети для юристов, нейросети для бухгалтеров. Чтобы обсудить задачи своей команды, оставьте заявку на главной странице или посмотрите кейсы компаний.