Было
Каждый новый сотрудник задавал 20-30 одинаковых вопросов: "Где шаблон договора?", "Как оформить отпуск?", "К кому обратиться по IT?". Старшие тратили 2-3 часа в неделю на ответы.
Решение
Собрали 50 самых частых вопросов, попросили ChatGPT создать базу знаний: структурировал по разделам, написал ответы, добавил ссылки. Разместили в Notion. Время на ответы новичкам упало на 80%.
Инструменты
**ChatGPT** (создание структуры и контента)
**Notion/Confluence** (размещение базы)
**Google Docs** (альтернатива)
Промт
```
Создай базу знаний компании.
РАЗДЕЛЫ:
1. Первый день (доступы, пропуск, кому представиться)
2. Процессы (как оформить отпуск, больничный, командировку)
3. Документы (где шаблоны, как заполнять)
4. IT (логины, пароли, софт, к кому обращаться)
5. Контакты (кто за что отвечает)
6. FAQ (частые вопросы)
ЧАСТЫЕ ВОПРОСЫ: [список 20-30 вопросов]
Для каждого раздела: краткое описание, инструкции пошагово, ссылки если есть, контакт ответственного.
СТИЛЬ: дружелюбный, понятный новичку.
```
Результат
Новички находят 90% ответов сами за 2 минуты. Старшие сотрудники освободили 10 часов в месяц. База обновляется — каждый новый вопрос добавляем туда.
Как повторить
1. Соберите 20-30 самых частых вопросов новичков
2. Сгенерируйте базу знаний в ChatGPT
3. Создайте страницу в Notion или Google Docs
4. Разместите контент, добавьте ссылки
5. Дайте доступ всем сотрудникам
6. Обновляйте когда появляются новые вопросы
Лайфхак
Добавьте в базу не только текст, но и короткие видео (Loom) для сложных процессов. Например, "Как заполнить отчёт в CRM" — 2-минутный скринкаст понятнее инструкции на 2 страницы.
Ограничения
База устаревает. Назначьте ответственного за обновления раз в квартал. Иначе через год там будут неактуальные инструкции.
Каждый новый сотрудник задавал 20-30 одинаковых вопросов: "Где шаблон договора?", "Как оформить отпуск?", "К кому обратиться по IT?". Старшие тратили 2-3 часа в неделю на ответы.
Решение
Собрали 50 самых частых вопросов, попросили ChatGPT создать базу знаний: структурировал по разделам, написал ответы, добавил ссылки. Разместили в Notion. Время на ответы новичкам упало на 80%.
Инструменты
**ChatGPT** (создание структуры и контента)
**Notion/Confluence** (размещение базы)
**Google Docs** (альтернатива)
Промт
```
Создай базу знаний компании.
РАЗДЕЛЫ:
1. Первый день (доступы, пропуск, кому представиться)
2. Процессы (как оформить отпуск, больничный, командировку)
3. Документы (где шаблоны, как заполнять)
4. IT (логины, пароли, софт, к кому обращаться)
5. Контакты (кто за что отвечает)
6. FAQ (частые вопросы)
ЧАСТЫЕ ВОПРОСЫ: [список 20-30 вопросов]
Для каждого раздела: краткое описание, инструкции пошагово, ссылки если есть, контакт ответственного.
СТИЛЬ: дружелюбный, понятный новичку.
```
Результат
Новички находят 90% ответов сами за 2 минуты. Старшие сотрудники освободили 10 часов в месяц. База обновляется — каждый новый вопрос добавляем туда.
Как повторить
1. Соберите 20-30 самых частых вопросов новичков
2. Сгенерируйте базу знаний в ChatGPT
3. Создайте страницу в Notion или Google Docs
4. Разместите контент, добавьте ссылки
5. Дайте доступ всем сотрудникам
6. Обновляйте когда появляются новые вопросы
Лайфхак
Добавьте в базу не только текст, но и короткие видео (Loom) для сложных процессов. Например, "Как заполнить отчёт в CRM" — 2-минутный скринкаст понятнее инструкции на 2 страницы.
Ограничения
База устаревает. Назначьте ответственного за обновления раз в квартал. Иначе через год там будут неактуальные инструкции.